1.
Indexation des informations :
Nous
avons vu il y a un mois combien cette
indexation,
si elle était bien pensée en amont
de la création du site, pouvait faciliter
la vie des utilisateurs et des gestionnaires de
sites internet. Cela est encore plus vrai dans
un intranet. Si, grâce à un outil
de Web CM adapté, les contributions
à l'intranet pleuvent, le volume
d'informations à gérer sera
beaucoup plus important sur l'intranet que sur
le site internet de l'entreprise. les 7 axes
d'indexation définis comme essentiels
pour les sites internet restent parfaitement
valides.
Mais
sans doute, compte tenu du volume à
gérer, faut il s'astreindre à un
niveau d'information plus détaillé
que pour un site internet: ainsi les structures
émettrices des informations devront elles
être plus finement
caractérisées, les
thématiques abordées devront se
rapprocher des langages "métier" de vos
agents et pas seulement des langages "grand
public" de vos visiteurs.
Toutefois,
afin de ne pas conduire à l'usine
à gaz, devrez vous toujours veiller
à ce que le détail des
informations servant à indexer les
contenus ("méta-données") reste
raisonnable.
2.
La source unique
Nous
abordons là une question clé de la
qualité des contenus d'un intranet
(parfaitement valable sur internet au demeurant)
: très souvent, la même information
figure à plusieurs endroits. Toute page
d'info est d'ailleurs souvent composée
à partir d'éléments de
provenance diverses. De plus une info peut
être disponible sous plusieurs formats
(html, pdf, wap...).
A
partir du moment ou ces informations doivent
resservir dans un cadre professionnel, leur
exactitude est essentielle: aussi toute
donnée, toute image, tout chiffre ou tout
texte destiné à être
réutilisé doit être
stocké à un seul endroit, et une
seule entité doit être responsable
de sa maintenance. C'est la garantie que des
informations désynchronisées (dont
au moins une est fausse, donc...) ne se trouvent
pas à différents endroits de votre
système d'information.
3.
Des règles d'écriture
communes
Un
grand nombre de documents disponibles sur un
intranet doivent faire l'objet d'une
modélisation commune, tant dans la forme
que dans la structure du fond. certes, chaque
département risque de hurler à
l'uniformisation abusive, et plaidera la
nécessité d'adopter sa propre
charte graphique, ou sa propre structuration
documentaire. Résistez.
Partager
l'information suppose que des personnes d'un
département puissent aisément
exploiter la production documentaire d'un autre.
Or rien n'est plus agaçant que de devoir
intégrer des documents
rédigés à chaque fois sous
une forme différente, avec ou sans court
résumé en tête de document,
avec des têtes de chapitre voulant dire la
même chose mais avec des titres
différents, avec des sémiologies
différentes d'un graphique à un
autre, etc... Deux documents de même type
(par exemple: des fiches de reporting de projet)
doivent avoir la même structure et la
même forme indépendamment de leur
émetteur.
Notamment,
en tête de chaque document, un
résumé précisant clairement
à quel type de problématique il
est fait référence est absolument
indispensable, ainsi qu'un "cartouche"
signalétique précisant avec soin
la date de création, la date et le
numéro de mise à jour,
l'émetteur...
La
qualité des formulaires de saisie des
documents sera l'élément
clé pour que les utilisateurs respectent
ces règles de mise en forme sans que cela
ne les perturbe.
4.
Des fonctions avancées de
tri
Cela
va sans dire, mais dans un environnement ou le
nombre de documents produits se chiffre en
milliers, un moteur de recherche simple et une
navigation bien faite, tout en restant
indispensables, ne suffisent plus.
Une
fonctionnalité de recherche
avancée s'appuyant sur les
critères d'indexation définis
précédemment est indispensable.
par
exemple : il faut pouvoir retrouver
très facilement tous les documents de
"reporting commercial" relatifs aux
"réticences émises par les
acheteurs potentiels" chez "telle
catégorie de client" à "tel
endroit" en "l'an 2001" pour pouvoir
étudier sur de bonnes bases votre riposte
commerciale, comparer les problèmes
rencontrés région par
région, etc...
5.
Des fonctions avancées de monitoring, de
nettoyage ou d'archivage des
informations.
Si
vous vous contentez d'accumuler des informations
sur votre intranet, vous risquez de ne plus
pouvoir distinguer entre celles qui sont encore
exactes, donc exploitables, et celles
obsolètes dont la réutilisation
pourrait avoir de funestes conséquences.
Ce problème du suivi de la qualité
de l'information dans le temps devient crucial
avec l'inter/intranet, média cumulatif
par excellence.
Le
moyen le plus fiable pour éviter ces
écueils est de responsabiliser les
auteurs des informations ou les responsables de
grande rubriques en les obligeant à
renouveler régulièrement des
"certificats de validité" des
information, sous peine d'expiration
automatique. Et toute info dont le certificat
n'est pas renouvelé doit pouvoir
être aisément supprimée ou
archivée.
6.
La Personnalisation : de plus en plus
nécessaire
Avec
la croissance du volume des informations
disponibles, il deviendra de plus en plus
nécessaire de recourir à des
fonctionnalités de personnalisation des
contenus affichés. A côté de
l'intranet général, banque de
capitalisation des données brutes
produites , l'utilisateur devra pouvoir
simplement créer "son intranet",
extrayant de la masse les informations qui lui
sont utiles. Pour ce faire, les fonctions de tri
décrites plus haut devront être
associées à la possibilité
de créer des listes (comme dans les
cybermarchés !) qui viendront enrichir un
espace documentaire personnel ("ma
documenthèque").
Personnalisation
de groupe - Cette personnalisation pourra
être accessible à un individu
isolé, mais aussi à un groupe
d'agents concernés par un projet
particulier. La banque documentaire de chaque
groupe comportera tous ce qui lui est
nécessaire pour travailler, le superflu
étant limité au
maximum.
Autant
je ne suis pas un fan de la personnalisation sur
internet, autant sur un gros Intranet apparait
elle comme une fonctionnalité
indispensable de "régulation" des flux
d'information.
7.
Fonctionnalités avancées
Les
capacités documentaires d'un intranet
sont certes intéressantes, mais à
l'avenir, l'intranet sera de plus le support
d'applications permettant un niveau
d'interaction plus élevé. Ces
applications exploiteront la dimension
collective du réseau.
On
pense tout d'abord aux capacités de
groupware (agenda commun, messagerie, dialogue,
partage documentaire...) et de gestion de flux
de tâches ("workflows"),
déjà connus des utilisateurs de
logiciels tels que Lotus Notes, ou de services
comme yahoogroups (ex e-groups) . Mais des
outils plus spécifiquement adaptés
à vos métiers sont bien
évidemment envisageables : un progiciel
de gestion intégré (ERP) au format
web, un outil comptable, etc... ( Pour vous
faire une petite idée, cette
page du site
admiroutes
présente un certain nombre de
fonctionnalités d'un intranet
actuel)
Lorsque
l'utilisateur, aujourd'hui, allume son
ordinateur, il trouve sur son bureau l'essentiel
des applications qui lui sont utiles dans sont
travail individuel. Lorsqu'il ouvrira son
intranet, il devra de la même façon
trouver les documents, les informations, et les
outils collectifs qui lui sont directement
utiles, à lui ou aux groupes auxquels il
appartient. A terme, il est probable que le
bureau et l'intranet opèrent une fusion
sinon totale, du moins partielle, tant les
attentes de l'utilisateur vis à vis de
l'un comme de l'autre seront proches.
Pour
que cette prévision se
révèle fondée, il serait
souhaitable que l'industrie du Logiciel
révolutionne le navigateur en en faisant
un support correct d'applications en ligne (ce
n'est actuellement pas le cas), mais
ce
thème a déjà
été abordé dans ce
site,
n'y revenons pas.
